Les délibérations de l’assemblée générale doivent être consignées dans un procès-verbal rédigé par le secrétaire du bureau de l’assemblée.
Bien qu’il ne soit soumis à aucune formalité particulière, il est utile de mentionner dans ce procès-verbal :
- La date, l’heure et le lieu de la réunion,
- le nom des membres du bureau de l’assemblée,
- Le nombre des sociétaires présents ou représentés,
- Le nombre de voix au total,
- Les diverses questions posées et le vote correspondant.
Le procès-verbal doit ensuite être signé par le secrétaire du bureau de l’assemblée et par le président de séance. Ci-dessous un modèle de procès-verbal d’assemblée Générale pouvant être personnalisé :
Modèle de procès-verbal d’Assemblée Générale d’une association
<Dénomination sociale>
<Adresse du siège social>
Procès-verbal de l’assemblée générale ordinaire
du <date de l’AG à renseigner>
L’an …, le … (en lettres) à … heures, les membres de l’association, se sont réunis à … (lieu) sur convocation du conseil d’administration en date du … .
L’assemblée est présidée par M… en sa qualité de … .
Le secrétariat est assuré par M… ;
Le président constate que (tous les ) (… des) membres (sur …) sont présents ou représentés ; le nombre total de voix est ainsi de … .
Monsieur le Président déclare alors que l’assemblée est régulièrement constituée et peut valablement délibérer et prendre des décisions à la majorité requise.
Puis, le président rappelle que l’ordre du jour de la présente réunion est le suivant :
- lecture et approbation du rapport financier relatif aux comptes de l’exercice … ;
- quitus au trésorier ;
- approbation du budget pour l’exercice … ;
- fixation du montant des nouvelles cotisations ;
- élection de … (nombre) administrateurs ;
- … ;
- questions diverses.
Il donne ensuite lecture du rapport de la présidence et ouvre les débats.
Un échange de vues intervient. Personne ne désirant plus prendre la parole, le président ouvre le scrutin sur les résolutions figurant à l’ordre du jour :
PREMIÈRE RÉSOLUTION
Après lecture du rapport financier relatif aux comptes de l’association pour l’exercice …, l’assemblée générale approuve ledit document tel qu’il lui a été présenté.
Dès lors, quitus de sa gestion est donné au trésorier pour l’exercice écoulé.
Après présentation du budget de l’exercice …, l’assemblée générale approuve ledit budget tel qu’il lui a été présenté.
Cette résolution est adoptée à … (indiquer le résultat des votes).
DEUXIÈME RÉSOLUTION
Après débat, l’assemblée générale décide de fixer le montant des nouvelles cotisations dues au titre de l’exercice … comme suit : … .
Cette résolution est adoptée à … (indiquer le résultat des votes).
TROISIÈME RÉSOLUTION
Après rappel par Monsieur le Président que … (nombre) sièges sont à pouvoir, il est procédé à l’élection des administrateurs à bulletin secret sous la surveillance du bureau de vote composé comme suit : … .
Sont déclarés régulièrement élus :
- ….. (nom et prénom), né(e) le … à …, demeurant à … et exerçant la profession de … avec … (nombre) voix ;
- ….. (nom et prénom), né(e) le … à …, demeurant à … et exerçant la profession de … avec … (nombre) voix ;
- ….. (nom et prénom), né(e) le … à …, demeurant à … et exerçant la profession de … avec … (nombre) voix ;
- ….
QUATRIÈME RÉSOLUTION
< A compléter>
Cette résolution est adoptée à … (indiquer le résultat des votes).
Aucune autre question n’étant à l’ordre du jour et personne ne demandant plus la parole, la séance est levée à … heures.
De tout ce qui précède, il a été dressé le présent procès-verbal, signé par le président et le secrétaire.
Pour utiliser et personnaliser ce modèle de procès-verbal (PV) d’Assemblée Générale Ordinaire (AGO) pour une association, il vous suffit de faire un « Copier-coller » du texte de cet article dans votre traitement de texte (Microsoft Word ou Writer d’OpenOffice). Vous pouvez également télécharger gratuitement notre modèle au format PDF, ici : Modèle PV d’AG – format PDF.
