Modèle de règlement intérieur en entreprise

Le règlement intérieur d’un établissement est un document écrit élaboré unilatéralement par le chef d’entreprise, qui s’applique obligatoirement dans tous les locaux de l’entreprise. Son champ d’application est vaste. En revanche, son contenu est strictement défini par la loi. Afin de pouvoir être effectif auprès du salarié, il doit obligatoirement être remis à ce dernier en même temps que son contrat de travail. À défaut, le salarié ne pourra pas être sanctionné selon le régime prévu dans le règlement intérieur.

Champ d’application du règlement intérieur en 2023 :

Un règlement intérieur doit être établi dans :

• Les entreprises ou établissements industriels, commerciaux ou agricoles,
• Les offices publics et ministériels,
• Les professions libérales,
• Les sociétés civiles,
• Les syndicats professionnels,
• Les sociétés mutualistes,
• Les organismes de Sécurité sociale, hormis ceux qui ont le caractère d’établissement public administratif,
• Les associations et tout organisme de droit privé (leur forme et leur objet sont indifférents) y compris les établissements d’enseignement privé (sans contrat, sous contrat simple ou sous contrat d’association),
• Les établissements publics à caractère industriel et commercial,
• Les unités économiques et sociales.

Exceptions :

• Dans les GIE (groupements d’intérêt économique) : un règlement intérieur commun aux entreprises appartenant au groupement est nécessaire que si les salariés passent un certain temps dans les locaux communs (dispositions relatives à l’hygiène et à la sécurité) et si c’est le GIE qui exerce le pouvoir de discipline à l’égard des salariés (dispositions relatives à la protection des salariés et au pouvoir disciplinaire) ;

Ces entreprises doivent employer de façon habituelle au moins 20 salariés pour être assujetties à l’obligation d’établissement d’un règlement intérieur, ce pendant six mois ou trois mois, en cas d’ouverture d’entreprise.

Tout salarié est compris dans l’effectif, hormis ceux bénéficiant d’un contrat de formation en alternance (contrat d’apprentissage, contrat emploi-solidarité, contrat de qualification, etc).

Procédure d’établissement du règlement intérieur :

L’employeur peut, sous réserve de respecter la législation applicable en la matière, librement établir le règlement intérieur, hormis s’il existe des représentants du personnel. Dans cette hypothèse, il doit, en effet, soumettre le règlement élaboré à l’avis du comité d’entreprise ou d’établissement ou, à défaut, des délégués du personnel. Le non-respect de cette formalité est passible de sanctions pénales.

Dans le même sens, le comité d’hygiène, de sécurité et des conditions de travail doit également être consulté pour tout ce qui relève de sa compétence, à savoir toutes les dispositions relatives à l’hygiène et à la sécurité dans l’entreprise. Il doit l’être avant le comité d’entreprise ou les délégués du personnel.

Le règlement intérieur doit ensuite être déposé au secrétariat-greffe du conseil de prud’hommes dans le ressort duquel se situe l’entreprise.

Il doit aussi être affiché dans les locaux de l’entreprise, à une place convenable et accessible (ainsi qu’à la porte ou a lieu l’embauche), afin d’être consulté par l’ensemble du personnel.

Simultanément, l’employeur doit envoyer deux exemplaires du projet de règlement intérieur et indiquer l’avis qui a été donné par le comité d’entreprise ou les délégués du personnel, ainsi que celui du comité d’hygiène, de sécurité et des conditions de travail à l’inspection du travail, laquelle va vérifier le contenu du règlement. La loi définit, en effet, le contenu du règlement intérieur de manière limitative.

Contenu du règlement intérieur :

Le règlement intérieur doit définir exclusivement (article L. 1321-1 du Code du travail) :

• les mesures d’application de la réglementation en matière d’hygiène et de sécurité (prévention des accidents, des maladies professionnelles, etc),
• les règles en matière de discipline (nature et échelle des sanctions disciplinaires, etc),
• les règles en matière des droits de la défense des salariés et notamment celles applicables à ceux d’entre eux qui seraient victimes ou témoins de harcèlement sexuel.

En aucun cas, il ne doit contenir d’articles comportant un caractère discriminatoire ou qui porte atteinte aux droits et libertés. De même, il ne peut interdire les conversations personnelles, imposer une tenue de travail alors que l’intérêt de l’entreprise ne le justifie pas, prévoir des fouilles systématiques des armoires individuelles… puisque ces mesures portent atteintes aux droits et libertés des salariés. En revanche, il peut autoriser le contrôle d’alcoolémie de salariés qui exercent des fonctions susceptibles d’exposer des personnes ou des biens à un danger dès lors que les modalités de ce contrôle en permettent la contestation.

Ce document fixe, par ailleurs, sa date d’entrée en vigueur.

Le règlement ainsi élaboré s’impose alors à tous les salariés de l’entreprise, que leur embauche ait été antérieure ou postérieure à l’établissement dudit règlement. En outre, c’est un acte unilatéral avec force obligatoire, chaque salarié n’a donc pas à donner son consentement personnel pour y être assujetti. Toutefois, il est vivement conseillé de le porter, expressément, à la connaissance de chaque salarié.

En revanche, les personnes exécutant un travail dans l’entreprise sans être toutefois liées par un contrat de travail sont concernées uniquement par les mesures d’hygiène et de sécurité, ainsi que par celles relatives à la discipline.

À tout moment, l’inspecteur du travail peut exiger le retrait ou la modification des clauses du règlement intérieur contraires aux prescriptions du Code du travail.

Sa décision est communiquée aux représentants du personnel.

Lorsque, saisi par un salarié qui conteste une sanction, le conseil de prud’hommes écarte l’application d’une clause illégale du règlement intérieur, une copie du jugement est adressée à l’inspecteur du travail et aux représentants du personnel.

Exemple de règlement intérieur en entreprise ou association à télécharger gratuitement

Le présent règlement a pour objet :

De préciser l’application à l’entreprise de la réglementation en matière d’hygiène et de sécurité, de déterminer les règles générales et permanentes relatives à la discipline ainsi que la nature et l’échelle des sanctions applicables, de rappeler les garanties de procédure dont jouissent les salariés en matière de sanctions disciplinaires.

Il s’applique à tous les salariés de l’entreprise où qu’ils se trouvent (lieu de travail, parking, salle de repos, etc.) y compris aux intérimaires et aux stagiaires présents dans l’entreprise. Toute autre prescription générale, portée à la connaissance de tous par note de service, sera considérée comme adjonction au présent règlement et aura même force d’application. Pour une meilleure information, ce document sera communiqué à chaque nouveau salarié, lors de son embauche, pour qu’il en prenne connaissance et sera affiché dans l’entreprise.

Accès et horaires d’ouverture :

Les horaires de travail sont de 09:00 à 18:00 du lundi au jeudi et de 09:00 à 17:00 le vendredi. Des horaires différents avec des arrivées anticipées ou des départs plus tardifs peuvent être appliqués en cas de nécessités. Les salariés doivent respecter l’horaire de travail. Le personnel n’a accès aux locaux de l’entreprise que pour l’exécution de son contrat de travail, à l’exception du respect des droits syndicaux ou de représentation du personnel. Les salariés ne sont aucunement autorisés à introduire dans l’entreprise des personnes étrangères à celle-ci, ainsi que tout animal.

Utilisation des ressources logistiques et informatiques 

L’utilisation des ressources informatiques et l’usage des services Internet ainsi que du réseau pour y accéder ne sont autorisés que dans le cadre exclusif de l’activité professionnelle des utilisateurs conformément à la législation en vigueur. Les salariés ayant accès à Internet ne doivent en aucun cas diffuser d’informations sensibles ou confidentielles sur les activités de l’entreprise. L’utilisation d’Internet doit être réalisée dans le respect des règles de sécurité et des dispositions légales relatives notamment au droit de propriété, à la diffamation, aux fausses nouvelles, aux injures et provocations. Les mêmes règles s’appliquent en interne vis-à-vis de l’ensemble des salariés de l’entreprise. Les agissements contraires aux règles de fonctionnement établies dans l’entreprise pourront entraîner des sanctions disciplinaires.

Chaque salarié est responsable du matériel mis à sa disposition (ordinateur portable, téléphone portable, etc.) et doit veiller à conserver un bureau propre et rangé. Certains collaborateurs pourront être autorisés à emporter le matériel mis à leur disposition le soir, les fins de semaine ou pendant les congés. Un avenant individuel précisera les conditions d’utilisation du matériel mis à leur disposition.

Avant de partir, le salarié doit éteindre son ordinateur et, s’il ne l’emporte pas, doit le ranger soigneusement dans un placard fermant à clé. Avant de partir, chaque salarié doit s’assurer de la sécurité des locaux, fermeture d’armoires, de stores, de portes pour les bureaux, ainsi que la mise en route d’alarmes dans le cas de la fermeture totale des locaux.

Retards et absences :

Tout retard ou absence doit être signalé au plus tôt à son responsable et justifié auprès de La Direction des Ressources Humaines (justificatifs) et de la Direction Générale. Aucun salarié ne peut s’absenter de son poste de travail sans motif valable ni quitter l’établissement sans autorisation préalable. Cette disposition ne s’applique pas aux représentants du personnel dans l’exercice de leurs fonctions. Chaque salarié qui souhaite s’absenter doit suivre la procédure mise en place et remplir la feuille de « Demande de congés ou justification d’absence ».

Exécution du travail :

Les salariés doivent se conformer aux directives qui leur sont données par leurs supérieurs hiérarchiques. Tout manquement aux règles relatives à la discipline donnera lieu à l’application de l’une des sanctions prévues par le présent règlement.

Discipline :

Tout comportement considéré comme fautif par l’employeur pourra, en fonction de sa nature et de sa gravité, faire l’objet de l’une des sanctions énumérées ci-après par ordre d’importance. (Ex : absences non motivées, retards répétés, non-réalisation du travail à accomplir, comportement désinvolte, introduction de personnes étrangères dans le service, faute professionnelle, etc.).

Échelle des sanctions :

 Sont susceptibles d’être mises en œuvre dans l’entreprise, les sanctions suivantes : – avertissement oral – avertissement écrit – mise à pied disciplinaire de quatre jours maximum. Le salarié, conformément à l’article L122-41 du Code du travail, sera convoqué par l’employeur à un entretien préalable lorsque celui-ci envisagera de prendre une des sanctions qui précèdent à son égard. Aucune sanction ne peut être appliquée à un salarié sans convocation à entretien préalable comportant mention des griefs retenus contre lui et de la sanction envisagée. Cette convocation précisera que le salarié pourra se faire assister lors de cet entretien et que cet entretien est destiné à recueillir ses observations. La sanction ne peut intervenir moins d’un jour franc ni plus d’un mois après le jour fixé pour l’entretien.

Dispositions relatives à l’abus d’autorité en matière sexuelle et morale dans le travail :

Selon l’article L122-46 al.1 du Code du travail, « Aucun salarié ne peut être sanctionné ni licencié pour avoir subi ou refusé de subir les agissements de harcèlement d’un employeur, de son représentant ou de toute personne qui, abusant de l’autorité que lui confèrent ses fonctions, a donné des ordres, proféré des menaces, imposé des contraintes ou exercé des pressions de toute nature sur ce salarié dans le but d’obtenir des faveurs de nature sexuelle à son profit ou au profit d’un tiers« . « Aucun salarié ne peut être sanctionné ni licencié pour avoir témoigné des agissements définis à l’alinéa précédent ou pour les avoir relatés. Toute disposition ou tout acte contraire est nul de plein droit« . – Selon l’article L122-47 CT : « Sera passible d’une sanction disciplinaire tout salarié ayant procédé aux agissements définis à l’article L122-46 CT ». – Selon l’article L122-49 CT : Aucun salarié ne doit subir les agissements répétés de harcèlement moral, qui ont pour objet ou pour effet : – une dégradation des conditions de travail susceptible de porter atteinte à ses droits et à sa dignité – d’altérer sa santé physique ou mentale – ou de compromettre son avenir professionnel. Aucun salarié ne peut être sanctionné, licencié ou faire l’objet d’une mesure discriminatoire, directe ou indirecte, pour avoir subi, ou refusé de subir, les agissements de harcèlement moral ou pour avoir témoigné de tels agissements ou les avoir relatés, notamment en matière de : rémunération, de formation, de reclassement, d’affectation, de qualification, de classification, de promotion professionnelle, de mutation, de renouvellement de contrat.

Loi anti-tabac :

En application du décret du 29/05/92 sur la loi EVIN du 10 janvier 1991, il est interdit de fumer dans tous les lieux fermés de la société <A compléter>. – Il est donc formellement interdit de fumer dans : les bureaux, la salle de détente et de repas, la salle de réunion, les sanitaires, les couloirs – Des dérogations ponctuelles pourront être accordées à l’occasion de cocktails organisés par la société <A détailler>.

Boissons et restaurations :

Les boissons et tout autre aliment devront être consommés dans les salles de réunion – Cet espace de détente et de repas est un lieu convivial, commun qui doit rester propre et bien tenu à tout instant. Lors de la présence de personnes extérieures à la société, clients, partenaires, candidats, aucune consommation d’aliments et de repas ne peut pas avoir lieu dans les parties communes et tous les locaux doivent toujours rester propres et bien tenus.

Autres dispositions :

Toute personne ayant accès aux locaux ne peut : causer du désordre en quelques lieux que ce soit, faire du bruit dans les couloirs, salles de travail, salle de détente de manière à nuire au bon déroulement des activités de la société.

Entrée en vigueur et modification du règlement intérieur :

Ce règlement entrera en vigueur le <Date à compléter> (entre en vigueur un mois après son dépôt au greffe du tribunal de prud’homme et communication à l’inspecteur du travail). Il est mis à disposition sur le tableau d’affichage du lieu de travail. Toute modification ultérieure du règlement interne sera soumise à la procédure définie à l’article L122-36 du Code du travail.

Fait à <Ville>, le <Date du jour>

<Signature du représentant légal>

Télécharger le règlement intérieur

Pour télécharger le modèle de règlement intérieur, il vous suffit de faire un « Copier-coller » du texte proposé dans votre traitement de texte (Microsoft Word ou Writer d’OpenOffice) et de le personnaliser selon le contexte de votre entreprise ou de l’association.

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