Modèle de convocation à l’entretien préalable à la prise d’une sanction

Conformément à l’article L. 1332-1 et suivants du code du travail, l’employeur, qui envisage de prendre une sanction (hormis l’hypothèse de l’avertissement ou d’une sanction de même nature n’ayant aucune incidence sur la présence dans l’entreprise, la fonction, la carrière ou la rémunération du salarié pour lesquels la procédure est simplifiée et hormis l’hypothèse du licenciement pour faute auquel s’attache une procédure spécifique) à l’encontre de l’un de ses salariés, doit le convoquer à un entretien préalable dans un délai de deux mois à compter du jour où il a eu connaissance du comportement litigieux (art. L. 1332-4 du Code du travail).

Cette convocation écrite doit être adressée au salarié soit par lettre remise en main propre contre décharge, soit par lettre recommandée avec avis de réception (art. L. 1332-1 et R. 1332-1). Le délai qui sépare la présentation de cette convocation de la date de l’entretien préalable doit être « suffisant ».

Cette lettre doit indiquer les éléments suivants (art. R. 1332-1) :

• Date, heure et lieu de l’entretien,
• Objet de l’entretien : l’employeur n’a pas l’obligation de mentionner expressément la sanction envisagée ni les motifs précis justifiant la sanction, toutefois il est plus prudent de prendre la peine de détailler ces faits,
• La possibilité qui est offerte au salarié de se faire assister au cours de cet entretien par une personne de son choix appartenant obligatoirement à l’entreprise ; le droit de se faire assister par un conseiller extérieur inscrit sur une liste établie à cet effet par le préfet n’existe pas dans cette hypothèse.

Au cours de l’entretien, l’employeur va indiquer au salarié le motif de la sanction envisagée et recueillir ses explications à cet égard (art. L. 1332-2 al. 3). Il décidera ensuite si le comportement litigieux justifie une sanction, qu’il devra notifier par écrit à la personne intéressée. Attention, l’employeur ne peut en aucun cas notifier la sanction moins d’un jours franc, ni plus d’un mois après l’entretien (art. L. 1332-2 al. 4).

Lettre de convocation à l’entretien préalable à la prise d’une sanction

<Sur papier entête de l’entreprise>

<Nom et prénom du salarié>

<Coordonnées du salarié>

<Ville>, le <Date du jour>

Objet : Convocation à un entretien préalable à la prise d’une sanction disciplinaire

Par courrier recommandé avec accusé de réception
<N° du LRAR à reporter>

Madame, Monsieur,

Par la présente, nous vous informons que nous envisageons de prendre à votre encontre une sanction disciplinaire, (ajouter éventuellement : à savoir <A compléter> (indiquer la nature de la sanction), ce en raison de votre comportement que nous jugeons fautif. Nous vous reprochons, en effet, les faits suivants: (détailler les faits <A compléter>).

Conformément aux dispositions de l’article L. 1332-2 du Code du travail, nous vous prions donc de bien vouloir vous présenter le <A compléter> afin d’avoir un entretien avec M<A compléter>, qui vous indiquera les motifs de la décision envisagée. De la même façon, vous pourrez justifier de vos agissements.

Nous vous rappelons, en outre, que vous avez la possibilité de vous faire assister lors de cet entretien par une personne de votre choix appartenant au personnel de l’entreprise, ou (s’il n’existe pas d’institutions représentatives du personnel dans l’entreprise) par un « conseiller du salarié » extérieur à l’entreprise et inscrit sur la liste établie à cet effet par le préfet. Cette liste est à votre disposition à la mairie de <A compléter> (adresse) ou à l’inspection du travail située à <A compléter> (adresse).

(A ajouter éventuellement)

Compte tenu de la nature des faits qui vous sont reprochés, vous êtes mis à pied à titre conservatoire dans l’attente de la décision à intervenir.
Je vous prie d’agréer, Madame, Monsieur, l’expression de mes sentiments distingués.

<Nom et prénom>
<Signature>

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