Dans chaque entreprise, les salariés ont droit à des temps de repos. Pour cela, ils font une demande de congés payés auprès de leur hiérarchie. En plus, des absences imprévues peuvent survenir pour diverses raisons et dont il faut vérifier le bien fondé.
La gestion de toutes ces absences est un défi considérable pour les ressources humaines. Et, cela ne se limite pas à accorder des autorisations d’absence, mais constitue un processus stratégique essentiel pour maintenir la productivité tout en respectant les besoins et les droits des salariés. Une mauvaise gestion peut sérieusement affecter l’efficacité de l’entreprise, générer des conflits stériles et peser sur la performance de l’entreprise.
Sommaire
La règle de droit en matière d’absences et de congés
En cas d’absence, quel qu’en soit le motif, les salariés comme les employeurs sont tenus de respecter l’ensemble des dispositions légales. Le Code du travail précise les droits et obligations de chaque partie.
Les salariés doivent informer leur employeur dès qu’ils ont connaissance de leur absence, même si elle survient le jour même, afin de minimiser l’impact sur l’activité de l’entreprise. Selon les circonstances, un certificat médical peut être exigé pour justifier l’absence. En termes de rémunération, une partie de celle-ci peut être prise en charge par la Sécurité sociale, l’employeur en fonction de la convention collective ou une complémentaire santé.
Pour les employeurs, plusieurs règles doivent être observées en cas d’absence d’un salarié. La convention collective applicable à l’entreprise peut prévoir des dispositions spécifiques sur ce sujet. L’employeur est également tenu de maintenir, en tout ou en partie, la rémunération de l’employé pendant son absence, et de garantir son droit au retour à son poste. Toute mesure de licenciement est ainsi interdite durant cette période. Un entretien de reprise peut être organisé si des aménagements sont nécessaires en fonction du motif de l’absence.
Les différents types d’absences
Une bonne gestion des absences consiste à suivre avec rigueur toutes les absences des salariés, quelle qu’en soit la raison. Il est important de distinguer les différents types d’absences. Les congés sont le plus souvent anticipés et planifiés (sauf les congés exceptionnels pour événements familiaux), tandis que d’autres absences peuvent soudainement survenir et désorganiser l’activité de l’entreprise.
Voici quelques types d’absences de salariés en entreprise (liste non exhaustive) :
- Congés payés,
- Absence pour maladie d’un enfant,
- Absence pour raisons familiales (décès, mariage, naissance, etc.),
- Absence pour assistance médicale,
- Absence pour maladie ou accident de travail (ou non),
- Problèmes de garde d’enfant,
- Problèmes de transport (surtout pour la région parisienne),
- Tout autre événement imprévu.
Comment gérer une absence ?
Dans une entreprise, différentes méthodes peuvent être mises en place par les ressources humaines pour gérer les absences, en fonction de la taille d l’entreprise ou de l’administration. L’utilisation d’un logiciel SIRH est généralement conseillée, car il simplifie le suivi et permet de gagner un temps précieux. Les logiciels SIRH sont prisés pour leur capacité à gérer efficacement les congés et absences, tout en générant des rapports et en assurant un suivi précis.
D’autres outils, comme les logiciels de gestion des temps et des activités (GTA) ou un simple tableau Excel accompagné d’un modèle de feuille de congés, peuvent également être utilisés. Un tableau Excel, quant à lui, permet au responsable des ressources humaines de consigner simplement le nom de l’employé, le motif et la durée de l’absence, ainsi que le nom du supérieur hiérarchique et le total des jours d’absence.
Avec un logiciel GTA, les employés peuvent soumettre leurs demandes d’absence à l’avance pour approbation par leur manager. Les tableaux de bord offrent des informations en temps réel, facilitant ainsi la communication en cas d’absence d’un collaborateur.
Pour les grandes entreprises, l’adoption d’un logiciel de gestion des absences (GTA) permet d’automatiser les demandes des salariés, ce qui représente un avantage stratégique en allégeant la charge de travail des ressources humaines et en optimisant leur temps.
La mise en place d’une politique de gestion des absences
Pour les ressources humaines, établir une politique concernant les absences imprévues est essentiel pour une gestion efficace du personnel.
Cette politique doit inclure toutes les procédures relatives aux demandes de congé, les différents motifs d’absence et leurs justifications, les formalités à respecter, ainsi que les conséquences des absences injustifiées. Elle devrait également proposer des bonnes pratiques pour organiser le travail en cas d’absence.
Cette politique vise à améliorer la communication entre les employés et la direction, afin de mieux comprendre les motifs des absences et de permettre aux ressources humaines de réorganiser les tâches en cas d’absence d’un employé engagé dans un projet.
Il est aussi possible d’instaurer des dispositifs pour soutenir vos salariés durant leurs absences. Par exemple, pour un parent dont l’enfant est malade, le télétravail peut être une solution efficace, lui permettant de rester opérationnel tout en s’occupant de son enfant.
Notre classement des meilleurs logiciels de GTA commercialisés en France :
Un logiciel de Gestion des Temps et des Activités (GTA) est un logiciel conçu pour aider les entreprises à gérer et à optimiser le temps de travail de leurs employés. Il permet de suivre et de planifier les horaires, les absences, les congés, les heures supplémentaires et les activités des salariés. Le logiciel automatise de nombreuses tâches liées à la gestion du personnel comme :
- Calcul des heures travaillées,
- Contrôle d’accès,
- Le respect des horaires,
- Le suivi des absences et des congés.
Ci-dessous le classement de nos logiciels de GTA préférés et commercialisés en France :
N° 1 – Kelio : SIRH, gestion des temps, paie et contrôle d’accès
Kélio, anciennement Bodet Software, est un leader sur le marché français des logiciels de GTA. Ce logiciel propose une solution complète pour la gestion des temps de travail, des absences, et des plannings des employés. Il permet aussi de suivre les heures supplémentaires et de gérer les congés en automatisant les demandes. Grâce à ses tableaux de bord en temps réel, Kélio facilite la communication entre employés et managers, tout en offrant une intégration fluide avec les systèmes de paie.
N° 2 – Octime : RH et optimisation de la gestion des ressources humaines
Octime est une solution reconnue pour sa simplicité et sa performance dans la gestion des temps et des activités. Elle permet aux entreprises de suivre et d’optimiser la planification des équipes, tout en s’assurant du respect des réglementations légales. Octime propose des outils de gestion des absences, des plannings et des heures de travail, et permet la création de rapports analytiques pour une meilleure gestion des ressources humaines.
N° 3 – Horoquartz : optimisation de la relation entreprise-collaborateur et des plannings
Horoquartz est un acteur important dans le domaine de la gestion des temps et des activités en France. Son logiciel, « eTemptation« , propose une gestion complète des temps de travail, des absences et des plannings avec une interface conviviale. Il permet une grande flexibilité dans la planification et le suivi des horaires, en s’adaptant aux contraintes de l’entreprise. La solution inclut également des modules de gestion des badges, de suivi des activités et de génération de rapports pour une analyse approfondie des données de temps de travail.
Foire aux questions (FAQ) sur la gestion des absences
Télécharger un modèle de feuille de congés pour la gestion des absences
Pour utiliser et personnaliser un modèle de feuille de congés ou des imprévus, télécharger notre modèle ici :
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Autres publications pour des demandes de congés et d’absences à télécharger en ligne
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