Modèles de réponse à une demande de renseignement par mail à télécharger

Les demandes de renseignements entrantes ne doivent pas être négligées. Afin de garder les clients, mais également de ne pas perdre une opportunité de réaliser une vente ou de faire rentrer un nouveau client, une réponse personnalisée de qualité doit être adressée systématiquement.

En effet, rien de plus déplaisant que d’écrire sur la boite mail ou le formulaire contact du site web de l’entreprise et de ne recevoir aucune réponse. Malheureusement, c’est pourtant le cas de nombreuses entreprises qui peuvent dépenser beaucoup d’argent en publicité, mais sont dans l’incapacité de traiter les demandes de renseignement entrantes.

Il en va de même pour les demandes de support technique pour lesquelles un mail de réponse doit systématiquement être envoyé avec l’attribution automatiquement d’un numéro de ticket pour un bon suivi des demandes d’assistance.

Ci-dessous plusieurs modèles de réponse à une demande d’information ou d’assistance pour votre entreprise :

Exemple de réponse par mail personnalisé à une demande d’information commerciale et par l’envoi du catalogue de produits

Madame, Monsieur,

Nous vous remercions pour votre demande d’information et de la confiance que vous accordez à notre entreprise.

Afin de mieux répondre à vos attentes, nous nous permettons de vous faire parvenir notre catalogue de produits et de services en pièce-jointe de ce mail.

Si vous souhaitez commander certains de nos produits, il vous suffit de suivre la procédure d’ouverture de compte <Détail de la procédure à compléter>.

Nous nous tenons, bien entendu, à votre disposition pour tous renseignements complémentaires.

Merci par avance de votre confiance.

Bien cordialement,

Signature

Exemple de réponse automatique par mail à des demandes de renseignements commerciaux

Objet : Votre demande a bien été prise en compte

Madame, Monsieur,

Nous vous remercions pour votre demande d’information sur nos offres de service effectuée sur notre site web le <Date à compléter> et nous vous confirmons sa prise en compte.

Un commercial va prendre contact avec vous dans les meilleurs délais.

Nous vous prions d’agréer, Madame, Monsieur, nos salutations distinguées.

Signature électronique

Ceci est un mail automatique, merci de ne pas y répondre.

Exemple de message automatique de réponse pour une demande de support technique ou commercial

Objet : réception de votre demande de support

Bonjour,

Nous avons bien reçu votre demande et nous vous remercions de nous avoir contactés.

Notre équipe de support technique/commercial examine actuellement votre demande et vous répondra dans les plus brefs délais. En général, vous pouvez vous attendre à une réponse sous <Délai standard, par exemple, 24 à 48 heures>.

En attendant, vous pouvez consulter notre FAQ ou notre base de connaissances pour obtenir des réponses aux questions les plus courantes : <Lien vers la FAQ ou la base de connaissances>.

Si votre demande est urgente, n’hésitez pas à nous appeler directement au <Numéro de téléphone du support>.

Merci de votre patience et de votre compréhension.

Cordialement,

<L’équipe de support technique/commercial>
<Nom de l’entreprise>
<Coordonnées de l’entreprise>

Message automatique de réponse pour une demande d’information commerciale

Objet : réception de votre demande d’information commerciale

Bonjour,

Nous vous remercions d’avoir contacté <Nom de l’entreprise>.

Nous avons bien reçu votre demande d’information concernant nos produits/services et nous apprécions l’intérêt que vous portez à notre entreprise.

Notre équipe commerciale examine actuellement votre demande et reviendra vers vous sous un délai de 24 heures avec les informations détaillées que vous avez sollicitées.

En attendant, nous vous invitons à visiter notre site web pour découvrir davantage nos offres : <Lien du site web>.

Si votre demande est urgente ou si vous avez besoin d’une assistance immédiate, n’hésitez pas à nous contacter directement au <Numéro de téléphone> ou par e-mail à <Adresse e-mail du support commercial>.

Merci de votre patience et de votre confiance.

Cordialement,

<L’équipe commerciale>
<Nom de l’entreprise>
<Coordonnées de l’entreprise>

Exemple de mail automatique d’assistance technique

Cher Client,

Nous avons bien reçu votre demande d’assistance. Le numéro de ticket <A compléter> lui a été attribué et il sera pris en charge par un membre de notre équipe dès que possible.

Un technicien vous contactera dans les plus brefs délais (ou sous 24 h 00).

Les réponses aux questions les plus courantes sont disponibles sur notre documentation en ligne < URL à compléter >.

Nous vous remercions pour votre confiance.

Bien cordialement,

Le service technique

Exemple de réponse automatique en anglais du support technique à personnaliser

Dear customer,

Thank you for contacting us,

We will respond to your request as soon as possible. Due to the rapid growth of our business, we have, however, experienced an increase in the volume of emails from customers lately, which occasionally leads to longer response times.

We are expanding our customer service team to resolve this.

If you require urgent assistance, please call us instead: <To completed>.

While waiting for a response, you can look at our online help <To completed> for frequently asked questions.

Kind regards

<Compagny name>

Télécharger un modèle de réponse à une demande d’information ou d’assistance par mail

Pour utiliser et personnaliser les modèles de réponse proposés pour une demande d’information ou d’assistance par mail, il vous suffit de faire un « Copier-coller » du texte de cet article dans votre traitement de texte (Microsoft Word ou Writer d’OpenOffice).

Foire aux questions (FAQ) sur le traitement des demandes de renseignement entrantes des clients et des prospects

Votre avis et vos conseils sur la mise en place d’une réponse par mail automatique nous intéresse

Dites-le-nous dans les commentaires. Merci.