La mise en place des lois RGPD ont renforcées considérablement la protection des données personnelles des consommateurs.
Il est donc devenu un enjeu stratégique pour une entreprise de communiquer sur ce thème afin de rassurer ses clients sur les dispositifs de protection, de sécurité et de garanties mis en place.
Ci-dessous un exemple de courrier à personnaliser selon votre organisation et activité :
Modèle de lettre RGPD sur la protection des données personnelles de vos clients
<Sur papier entête>
<Raison sociale du Client>
<Adresse du client>
<Nom ou prénom de l’interlocuteur RGPD>
<Ville>, le <Date du jour>
Objet : Notre politique de protection des données personnelles évolue
Cher client,
Dans le cadre de l’entrée en vigueur du Règlement Général sur la Protection des Données Personnelles (RGPD) dans toute l’Union européenne, <Raison sociale> met à jour sa politique de protection des données personnelles.
Cette nouvelle règlementation européenne a pour objectif de mieux encadrer la collecte, le traitement et l’utilisation de vos données personnelles.
Bien vous connaître pour mieux vous servir :
<Raison sociale> attache une grande importance à la qualité de la relation avec ses clients.
Dans le monde d’aujourd’hui, pour répondre de façon personnalisée à vos attentes, notre relation doit reposer sur une confiance mutuelle et une connaissance précise de vos besoins. Tenir compte de l’évolution de votre situation familiale, professionnelle et de votre environnement est souvent une nécessité et la meilleure garantie pour vous apporter un conseil de qualité, vous accompagner et vous protéger.
A cet effet, l’actualisation de vos données personnelles est la façon la plus sûre de vous apporter un service que nous souhaitons toujours plus réactif, personnalisé et proche même à distance. Bien entendu, vos données personnelles ainsi que celles des tiers dont vous êtes le représentant sont collectées et gérées en application des dispositions légales en vigueur très strictes et ceci depuis de nombreuses années. Elles sont dorénavant soumises à une nouvelle réglementation européenne « RGPD » (Règlement Général sur la Protection des Données) dont vous trouverez une présentation ci-dessous pour toujours plus de transparence.
Pour partager nos engagements et en savoir plus sur notre charte sur la sécurité et protection des données personnelles, connectez-vous sur notre site web <Url à compléter>. Les traitements de vos données personnelles sont effectués sous la responsabilité de la Direction des Risques et de la Conformité <Raison sociale>, située à <Coordonnées à compléter>, qui a désigné un Délégué à la Protection des Données.
Vous servir et vous accompagner personnellement et conformément à la réglementation :
Vos données personnelles sont collectées en vue de la gestion de la relation client, des produits et services souscrits, la personnalisation de notre relation y compris la prospection et l’animation commerciale, le conseil, la réalisation d’études statistiques, la segmentation commerciale, la prévention, la gestion des risques bancaires, et enfin plus largement la mise en œuvre de nos obligations légales et réglementaires. Nous sommes susceptibles d’enregistrer les conversations téléphoniques dans le cadre de notre relation à des fins d’amélioration de l’accueil téléphonique et de sécurité des transactions effectuées.
Votre consentement est respecté :
Le traitement de vos données personnelles repose sur votre consentement. Vous pouvez revenir dessus dans certaines conditions : l’exécution d’un contrat conclu ou d’un engagement au titre duquel vous êtes engagé, la protection des intérêts légitimes de <Raison sociale>, le respect d’une obligation légale ou réglementaire, la préservation de l’intérêt public, comme la prévention ou la détection de la fraude.
Vos données sont protégées :
Toutes les précautions utiles sont prises pour assurer la sécurité et la confidentialité de vos données personnelles, notamment pour empêcher leur perte, altération, destruction ou accès par des tiers non autorisés. Vos données personnelles sont protégées par le secret professionnel auquel nous sommes tenus. Elles pourront cependant être partagées au sein du groupe auquel nous appartenons, à nos partenaires contractuels, prestataires de services, sous-traitants pour les mêmes usages, ainsi qu’aux autorités administratives et judiciaires légalement habilitées. Des prestataires fournissant certains services pour notre compte peuvent avoir accès aux informations nécessaires à l’exécution de leurs prestations. Ils sont tenus de les traiter à cette fin uniquement et conformément à nos instructions en matière de sécurité et de protection des données.
Vos droits d’accès et de rectification :
Vous bénéficiez, sur vos données personnelles, d’un droit d’accès, de rectification et d’effacement, d’un droit à la portabilité, à la limitation du traitement, et d’opposition dans les conditions prévues par la règlementation. Vous pouvez aussi, à tout moment, sans frais et sans avoir à motiver votre demande, vous opposer à ce que vos données soient utilisées à des fins de prospection commerciale.
Il est précisé que l’exercice de certains de ces droits peut entraîner au cas par cas pour <Raison sociale> l’impossibilité de fournir la prestation.
Pour exercer vos droits, vous pouvez en faire la demande à l’adresse suivante : <Raison sociale> – Direction des Risques et de la Conformité, <Coordonnées à compléter>. Vous disposez également du droit d’introduire une réclamation auprès de la Commission Nationale de l’informatique et des Libertés, sise 3 Place de Fontenoy TSA 80715 75334 PARIS CEDEX 07.
L’archivage et la suppression de vos données :
Vos données personnelles seront conservées pour la durée nécessaire à l’accomplissement de la finalité pour laquelle elles ont été collectées. Elles seront ensuite supprimées. Par exception, ces données pourront être archivées pour gérer les réclamations et contentieux en cours ainsi que pour répondre à nos obligations légales et réglementaires.
Nous vous prions d’agréer, cher client, nos salutations distinguées.
<Raison sociale>
<Nom et prénom>
<Signature>
Pour utiliser et personnaliser ce modèle de lettre sur la protection des données personnelles (RGPD), il vous suffit de faire un « Copier-coller » du texte de cet article dans votre traitement de texte (Microsoft Word ou Writer d’OpenOffice).
