Modèle de conditions générales d’achat (CGA)et de paiement à télécharger gratuitement

Les conditions générales d’achats et de paiement (CGA) permettent de définir les règles lors des achats auprès des fournisseurs. Comme les conditions générales de vente, elles s’imposent comme des documents contractuels à partir du moment où elles ont été approuvées par les deux parties.

Les conditions générales d’achat définissent notamment le respect des délais de livraison, la garantie contractuelle, les délais de paiement et les pénalités en cas de défaillance du fournisseur.

Ci-dessous un modèle entre professionnels et à annexer à vos contrats commerciaux. Il est à personnaliser selon l’activité de l’entreprise, celle de votre fournisseur et de la nature des biens et services qu’il délivre.

Modèle de conditions générales d’achat et de paiement (CGA)

Préambule :

En acceptant toute commande de la part du client, le fournisseur accepte, sans réserve, du même fait, les présentes conditions générales d’achat et de paiement.

Il renonce à se prévaloir de tout document (facture ou autre document fournisseur) contredisant l’une quelconque des clauses de ces conditions.

Le client : <Raison sociale>, <Forme juridique> au capital social de <Montant> euros, dont le siège social est situé <Adresse complète>, immatriculée au RCS de <Ville> sous le numéro SIREN <9 chiffres>, représentée par M./Mme <Prénom et nom>, <Fonction>.

Le fournisseur : <Raison sociale>, <Forme juridique> au capital social de <Montant> euros, dont le siège social est situé <Adresse complète>, immatriculée au RCS de <Ville> sous le numéro SIREN <9 chiffres>, représentée par M./Mme <Prénom et nom>, <Fonction>.

Définitions et documents contractuels des présentes conditions générales d’achat et de paiement :

Définitions :

• Commande : document papier ou électronique par lequel le client commande la fourniture au fournisseur.
• Contrat : contrat de vente par lequel le fournisseur s’engage à vendre au client la ou les fournitures.
• Fournitures : produits, matières premières, emballages ou prestations commandés par le client au fournisseur.
• Parties : le client et le fournisseur.
• Site : l’établissement du client ou d’un tiers concerné par la livraison des fournitures et mentionné dans la commande.

Documents contractuels :

Toute commande doit faire l’objet d’un écrit (de même que toute modification le concernant) et donne lieu à l’émission d’un bon de commande. Le fournisseur ne saurait en aucun cas se prévaloir d’un accord tacite de la part du client. Seuls engagent le client les documents signés par une personne habilitée à l’en-tête de sa société ou de l’une des entités de son Groupe, et faisant référence aux présentes conditions générales.

Accusé de réception :

Une commande ne deviendra définitive que lorsque le client aura reçu en retour (dans un délai maximal de 8 jours) l’accusé de réception joint au bon de commande, sans aucune modification ni rature, daté et revêtu du cachet commercial du fournisseur. Tout autre document qui serait joint à cet accusé de réception serait réputé nul et non écrit. Si l’accusé de réception n’est pas reçu dans le délai indiqué ci-dessus, alors la commande sera considérée comme acceptée par le client.

Tant que le fournisseur n’a pas confirmé la commande, le client est en droit de la modifier ou l’annuler. Le client devra alors être informé dans les meilleurs délais de tout changement de prix ou de calendrier consécutif aux modifications demandées.

La commande acceptée par le fournisseur constitue un engagement ferme et définitif de sa part et implique son adhésion aux présentes Conditions Générales d’achat sauf si elles ont fait l’objet de réserves écrites formellement acceptées par le client.

Prix :

Sauf convention particulière, le prix de la commande est toujours stipulé ferme et définitif. Toute consigne d’emballage ou prestation doit, pour être acceptée par le client, être obligatoirement indiquée sur les bordereaux de livraison du fournisseur. Aucun coût supplémentaire, dépenses ou frais d’aucune sorte ne sera appliqué, sauf accord express entre les parties.

Les commandes ne donnent lieu à aucun versement systématique d’avances (ni acomptes, ni arrhes), sauf stipulation expresse dans la commande ou dans les conditions particulières.

Conditions de livraison :

Délais :

La date de livraison est impérative et s’entend pour toute fourniture rendue au lieu de livraison, indiqué sur la commande.

Le fournisseur doit immédiatement informer le client de tout retard, quel qu’en soit le motif, survenant en cours d’exécution de la commande, par écrit, en précisant sa durée probable et ses conséquences sur les délais de livraison.

Ce délai constituant un délai de rigueur et une condition essentielle et déterminante du consentement du client, le fournisseur sera entièrement responsable de tout retard de livraison, et en supportera de ce fait toutes les répercussions dommageables, directes ou indirectes, sans préjudice du droit pour le client d’annuler la commande en cause, sans que cette résolution ait à être prononcée en justice, ou de s’adresser à qui bon lui semble, si la défaillance se poursuit pendant plus d’un mois, pour obtenir les fournitures faisant l’objet de la commande concernée. Dans ce dernier cas, le surcoût, ainsi que les frais entraînés par ce nouvel achat, seront à la charge du fournisseur défaillant.

En cas de retard sur l’un des délais contractuels énoncés à la commande, le client est en droit de facturer des pénalités égales à 1% (un pour cent) par jour ouvré de retard du prix du lot de fournitures en retard.

Ces sommes sont dues sans qu’une mise en demeure soit nécessaire et seront acquittées sous forme d’avoir.

Emballages :

Toute consigne d’emballage spécifique doit, pour être acceptée par le client, être obligatoirement indiquée sur les bordereaux de livraison du fournisseur.

La facturation des emballages ne sera acceptée que si elle est expressément prévue par la commande.

Expédition :

À défaut d’indication contraire dans la commande, les expéditions s’effectuent franco de tous frais au lieu du site désigné.

Les livraisons doivent être faites à l’adresse indiquée sur la commande. Les marchandises doivent être pourvues d’étiquettes portant le numéro de commande du client, le nom du fournisseur, la désignation des articles, la quantité et le numéro de lot du fournisseur.

Tout envoi doit donner lieu à un bordereau de livraison qui accompagnera la fourniture et précisera :

• Le numéro de la commande,
• Le mode d’expédition,
• Le site destinataire,
• La désignation des marchandises expédiées et leur masse,
• La quantité en unité de commande pour chaque produit ou article.

Le fournisseur se charge de l’emballage des fournitures pour l’expédition, qui devra constituer une protection efficace et adéquate permettant de préserver l’intégralité de la qualité desdites fournitures jusqu’au lieu de livraison.

Réception :

La réception entraîne l’acceptation de la livraison par le client et l’obligation de payer le fournisseur. Elle s’effectue au lieu du Site indiqué dans la commande. Un contrôle qualitatif et quantitatif est alors réalisé et permet de vérifier la conformité des fournitures à la commande. En cas de non-conformité notifiée par le client, le fournisseur devra prendre toutes les dispositions pour enlever à ses frais les produits refusés dans un délai maximal de <Nombre de jours> jours ouvrés à compter de la notification du refus, en respectant les heures d’ouverture des magasins du client.

Facturation et conditions de paiement :

Toute facture sera établie en deux exemplaires pour chaque commande et devra comporter toutes les mentions prévues à l’article L. 441-3 du Code de commerce ainsi que le numéro de cette commande.

Le règlement des factures intervient, sauf stipulation contraire, à <Nombre de jours> jours fin de mois, par virement bancaire.

Le fournisseur autorise expressément le client à opérer la compensation entre les sommes dues par le client ou tout cessionnaire des factures et celles dues par le fournisseur, à quelques titres que ce soit.

Dans l’hypothèse où des pénalités pourraient être appliquées par le fournisseur pour retard de paiement, celles-ci seront limitées à un montant équivalent à celui qui résulterait de l’application d’un taux égal à trois fois le taux de l’intérêt légal.

Assurance qualité :

Avant tout commencement d’exécution de la commande, le fournisseur s’engage à justifier de la souscription d’une police d’assurance responsabilité civile couvrant notamment les responsabilités qu’il encourt par l’exécution du présent contrat pour tous dommages matériels, corporels ou immatériels.

Il remettra à cet effet au client, dûment complétées et signées par son assureur, les attestations d’assurance civile et professionnelle à première demande de ce dernier. La délivrance des attestations d’assurance précitées ne constitue en aucune façon de la part du client une quelconque reconnaissance de limitation de responsabilité du fournisseur à son égard.

Le fournisseur s’engage, sur demande du client, à lui communiquer tous les éléments lui permettant d’identifier l’origine, le lieu et la date de fabrication de la fourniture ou des éléments composant la fourniture, les contrôles qualité effectués, les numéros de série ou de lot.

Responsabilité du fournisseur :

Le fournisseur s’engage à respecter intégralement les obligations qui seraient stipulées dans le cahier des charges, la (les) spécification(s) du produit ou de l’(des) emballage(s) objet(s) de la commande. La sous-traitance de tout ou partie de la commande doit avoir reçu l’agrément écrit et préalable du client. Le fournisseur s’engage notamment à faire respecter les présentes Conditions Générales par ses sous-traitants agréés.

De même, il ne pourra pas modifier son procédé de fabrication et/ou son site de production sans l’accord préalable du client.

En cas de non-respect des spécifications contractuelles constaté après réception, le fournisseur s’engage à reprendre la fourniture à ses frais, risques et périls, sans pouvoir prétendre à aucune compensation ou indemnité de la part du client. Le client se réserve un délai de <Nombre de jours> jours après la livraison pour procéder aux éventuelles réclamations.

Le fournisseur garanti que les produits ou les emballages livrés sont exempts de tout vice ou contamination de quelque sorte que ce soit. Ceci n’exclut en aucune manière la responsabilité pour vice caché qui demeure à la charge du fournisseur (articles 1641 et suivants du Code Civil). Le fournisseur s’engage à satisfaire aux obligations légales et règlementaires en vigueur concernant l’emballage et l’étiquetage des matières ou des emballages livrés au titre de la commande. Il informera le client des conditions particulières de stockage nécessaires à leur bonne conservation.

Garantie :

Le fournisseur garantit que la fourniture est conforme à la description, aux spécifications ou aux échantillons mentionnés dans les documents contractuels. La conformité des fournitures livrées, vise également les quantités demandées, ainsi que le respect de l’origine des produits tels que définis au cahier des charges et/ou au bon de commande et qui pourront, de ce fait, faire l’objet de réserves et donner lieu à l’application des dispositions ci-dessus.

Indépendamment de conditions particulières précisées dans la commande, le fournisseur doit, dans le cadre de la garantie qu’il accorde à sa fourniture et en cas de défaillance ou défectuosité de celle-ci, assurer son remplacement ou la rendre propre à l’usage pour lequel elle est destinée sans aucuns frais pour le client, et avec l’accord préalable écrit de ce dernier. À défaut de remplacement ou de réparation sous <Nombre de jours> jours ouvrés à compter de la demande du client, celui-ci pourra se substituer au fournisseur en faisant procéder aux opérations nécessaires auprès d’un tiers de son choix. Dans tous les cas, le fournisseur supportera tous les frais de remplacement ou réparation et notamment les frais de déplacement, main d’œuvre et transport. Le client se réserve le droit d’annuler ou de réduire la commande, dans l’éventualité où le fournisseur refuse ou est incapable de remplir ses obligations techniques ou commerciales conformément aux conditions de ladite commande.

Force majeure :

Les parties ne peuvent pas être considérées comme responsables ou ayant failli à leurs obligations contractuelles, lorsque le défaut d’exécution des obligations respectives a pour origine la force majeure ; l’exécution de la commande entre les parties est suspendue jusqu’à l’extinction des causes ayant engendré la force majeure. La force majeure prend en compte des faits ou circonstances irrésistibles, extérieurs aux parties, imprévisibles et indépendants de la volonté des parties, malgré tous les efforts raisonnablement possibles pour les empêcher. La partie touchée par la force majeure en avisera l’autre dans les cinq (5) jours ouvrables suivant la date à laquelle elle en aura eu connaissance. Les deux parties conviendront alors des conditions dans lesquelles l’exécution de la commande sera poursuivie.

Propriété industrielle :

En matière de brevets ou licences, les droits auxquels pourraient donner lieu les matières premières et emballages mis en œuvre sont à la charge exclusive du fournisseur.

Le fournisseur garantit que l’utilisation des fournitures, objets de la commande, ne contrefont pas les droits de tiers et qu’aucun litige n’est pendant à propos de l’utilisation de ceux-ci.

Le fournisseur fera son affaire de toutes les actions en contrefaçon ou autres qui pourraient être introduites relativement aux fournitures livrées. Le cas échéant, il remboursera les sommes qui seront exposées pour s’opposer aux actions dirigées contre le client.

Publicité, confidentialité et secret professionnel :

D’une manière générale, le fournisseur est tenu de respecter l’obligation du « Secret Professionnel » et s’interdit à ce titre de communiquer à quiconque, sans le consentement préalable et écrit du client, tout ou partie des renseignements et informations techniques et commerciales recueillies à l’occasion de l’exécution de la commande et relatifs à l’activité du client.

Le fournisseur doit en particulier prendre toute mesure pour que les spécifications, formules, dessins, plans, méthodes, documents ou tout autre élément, relatifs aux commandes ou projets, ne soient pas portés à la connaissance d’un tiers (volontairement ou involontairement) par lui-même, ses propres préposés, sous-traitants et fournisseur.

Transfert de propriété :

Sauf stipulations contraires figurant aux conditions particulières d’une commande, le transfert de propriété et des risques s’effectue à la réception reconnue, bonne et complète des fournitures.

Le client récuse toute clause de réserve de propriété qu’il n’aurait pas expressément acceptée au préalable par écrit.

Droit de cession :

Le cas échéant, le client se réserve le droit de céder à un tiers tout ou partie de ses commandes, ainsi que les droits et obligations y afférents.

Lutte contre la contrefaçon :

La contrefaçon des droits constitue un dommage économique et moral majeur pour client de même qu’un risque réel pour les consommateurs. Le fournisseur s’interdit toute manœuvre ou réticence susceptible d’affecter ces droits sans obtenir l’accord du client et l’informera de tout élément susceptible de leur porter atteinte, et l’assistera dans sa lutte.

Sous-traitance, travail forcé, pénitentiaire, dangereux, dissimulé et travail des enfants :

Les commandes ne peuvent pas être exécutées, en tout ou partie, par un sous-traitant désigné sans agrément limitatif, préalable et écrit du client

Le fournisseur reconnaît expressément remplir les obligations sociales et fiscales afférentes à son statut et, notamment, respecter les dispositions de la loi n° 97-210 du 11 mars 1997 relatives au renforcement de la lutte contre le travail dissimulé.

Le fournisseur s’engage à produire, lors de la conclusion du présent contrat, les documents prévus à l’article D 8222-5 du Code du travail de nature à prouver le respect par le fournisseur des dispositions susvisées, cette clause contractuelle étant substantielle. La fourniture de ces documents constitue une condition résolutoire de la présente. En outre, pour tout contrat d’une durée supérieure à six (6) mois, ces documents devront à nouveau être adressés au client, tous les six mois, jusqu’à l’expiration du contrat.

Le fournisseur devra se conformer à toutes les lois et réglementations en vigueur et respecter les principes des Conventions fondamentales de l’OIT, à savoir C29 et C105 sur l’abolition du travail forcé, C138 et C182 sur l’élimination du travail des enfants, C100 et C111 sur l’égalité et C87 et C98 sur la liberté syndicale. En particulier, le fournisseur certifie et atteste qu’aucun produit acheté par le client et fabriqué par le fournisseur lui-même ou par l’un de ses propres fournisseurs, n’a été fabriqué, assemblé ou emballé en recourant à un travail forcé, pénitentiaire (excepté dans le cadre d’un programme de réinsertion pendant la peine), dangereux, dissimulé et/ou au travail des enfants âgés de moins de 16 ans. Sachant que cette limite d’âge est plus stricte que celle imposée par la convention C138 de l’OIT.

Il ne devra fournir que des produits qui répondent à toutes les conditions exigées par les lois et réglementations du pays dans lequel ils sont fabriqués.

Le fournisseur reconnaît qu’en cas de violation de la présente clause, le client pourra, entre autres recours, mettre immédiatement fin au présent contrat et cesser toutes relations commerciales avec le fournisseur sans aucune responsabilité future de la part du client contre le fournisseur.

Droit applicable et juridiction :

Toutes contestations relatives à l’exécution ou à l’interprétation de nos commandes sont de la compétence des Tribunaux sis à <Ville du tribunal compétent>. Les présentes conditions générales d’achat et les commandes sous l’empire desquelles elles sont passées sont régies par le droit français.

Pour utiliser et personnaliser ce modèle de conditions générales d’achat, il vous suffit de faire un « Copier-coller » du texte de cet article dans votre traitement de texte (Microsoft Word ou Writer d’OpenOffice).